多くのビジネスパーソンが陥る「スペースキーで文字を揃えようとして失敗する現象」には、明確な組版上の理由が存在します。日本語Wordの標準フォントとして広く使われる「游明朝」「游ゴシック」「メイリオ」や各種欧文フォントは、文字ごとに最適な幅が個別に割り当てられているプロポーショナルフォントです。
例えば、「一」や「I」のような横幅の狭い文字と、「国」や「W」のような横幅の広い文字では、占有する横幅（文字幅）が全く異なります。全角スペースや半角スペースもそれぞれ固有の幅を持っているため、上の行と下の行で文字数が異なると、いくらスペースを挿入しても物理的に縦のラインが一致することはありません。
さらに、Wordの自動行送り機能や両端揃えの初期設定が働くことで、行末を揃えるために行内のスペース幅が自動的に微細に伸縮します。その結果、「パソコンの画面上では揃って見えたのに、印刷やPDF出力を行うと位置がズレる」という致命的なレイアウト崩れが発生します。スペース連打によるレイアウト調整から脱却し、Wordに備わっている位置制御機能を正しく活用することが不可欠です。
