一般社団法人日本ビジネスメール協会が公開した実態調査や大手人材総合サービス各社のアンケートデータを検証すると、ビジネスパーソンの約78%が「定型文通りすぎる季節の挨拶に対して形式的な事務処理感（コピペ感）を抱いた経験がある」と回答しています。特にオフィス出社とリモートワークが混在する現代のハイブリッドワーク環境においては、チャットツールとEメールの境目が曖昧になり、定型文の扱いに悩む声がSNS上でも後を絶ちません。
大手IT企業の人事部長は取材に対し、「毎日のように数十通届く営業メールの冒頭に、機械的に『暑い日が続きますが…』とだけ書かれていると、読み手への個別的な関心が希薄に感じられる。一方で、直近の気象状況や相手の業務環境へのさりげない一言が添えられているメールは、それだけで送り手の知性と配慮が伝わってくる」と現場のリアルな受け止めを語っています。
単なる礼儀作法という枠組みを超えて、文面ににじみ出る「送り手の配慮」こそが、業務の円滑化や信頼関係の深まりを大きく左右していることが現場の証言からも浮き彫りになっています。
