メールの内容が完璧でも、送信するタイミングや細かな表記ミスで悪印象を与えてしまうケースがあります。送信ボタンを押す前に、以下の項目を必ずチェックしてください。
1. 送信時間帯の配慮：平日「9:00〜18:00」が基本
大学教授の中には私用のスマートフォンで大学メールを受信・通知設定している人も多くいます。深夜（22時以降）や早朝、土日祝日の送信は避けるのが原則です。夜間に文面を作成した場合は、メーラーの予約送信機能を使って翌平日の朝9時頃に届くよう設定するのがスマートです。
2. 二重送信や催促のタイミング
送信後すぐに返信が来ないからといって、翌日に催促メールを送るのはマナー違反です。緊急の用件を除き、最低でも平日3〜5営業日は待つのがアカデミアの慣例です。1週間以上返信がない場合のみ、「先日お送りしたメールが届いているか確認のためご連絡いたしました」と丁寧に進捗を伺いましょう。
3. 送信前チェックリスト
- 大学公式のメールアドレスから送信しているか？
- 件名に「講義名」「用件」「学籍番号」「氏名」が入っているか？
- 教授の氏名・漢字に間違いはないか？（例：高橋／髙橋、渡辺／渡邊など）
- 「了解しました」ではなく「承知いたしました」と書いているか？
- 末尾に連絡先を明記した署名が入っているか？
- ファイル添付を忘れていないか？（添付容量が大きすぎないか？）
