御社と貴社の使い分けにおける根本的な原則は極めて明快です。「御社（おんしゃ）」は口頭で伝える話し言葉であり、「貴社（きしゃ）」は文章で伝える書き言葉として定義されています。どちらも相手の会社を敬って呼ぶ「敬称（相手側の会社）」ですが、使用するシチュエーションが明確に二分されています。
この区別が定着した背景には、日本語の音韻上の理由が存在します。明治以降、手紙や公文書で相手の組織を敬う言葉として「貴社」が広く使われてきました。しかし、昭和中期から後期にかけて電話や口頭での商談が増えるにつれ、「きしゃ」という発音が「記者」「帰社」「汽車」などの同音異義語と混同されやすいという実務上の支障が生じました。そのため、会話の中で聞き取りやすく誤解を防ぐ呼称として「御社」が口頭専用の敬称として一般化していった歴史的経緯があります。
したがって、「貴社と御社どっちを使うべきか」と迷った際は、「声に出す言葉なら御社」「文字で書く言葉なら貴社」というシンプルな軸に立ち返ることで、ほとんどの場面で迷いを解消できます。
