封筒への筆記は、全体のバランスと丁寧な文字遣いが印象を大きく左右します。筆記用具は、にじみにくく裏写りしにくい黒の油性ボールペンまたは水性ゲルインクボールペン（太さ0.5〜0.7mm程度）を使用してください。筆ペンや万年筆でも構いませんが、文字が潰れやすいため書き慣れたボールペンが無難です。摩擦で消えるインクのボールペンや鉛筆は公的文書において使用できません。
表面と裏面の具体的なレイアウトは次の通りです。
- 表書き（表面）：封筒の中央やや上寄りの位置に、縦書きで「退職届」（退職願の場合は「退職願」）と少し大きめの文字でバランスよく記入します。手渡しで提出する場合、表面に会社名や代表者名などの宛名を書く必要はありません。
- 裏書き（裏面）：封筒の左下に、縦書きで「所属部署名」と「フルネーム」を表面よりやや小さめの文字で記入します。部署名が長い場合は2行に分け、氏名が左端に収まるように配置します。
文字の中心線を意識し、定規などを軽くあてながら全体の傾きがないか確認して書き進めると、整然とした清潔感のある仕上がりになります。
